La gestión de contratos comerciales es un área que no tiene una carrera universitaria, sin embargo, cualquier persona que le guste los cambios constantes, desafíos y estar en continua entrega de valor a su organización, clientes y proveedores, puede desarrollarlo y aprenderlo. En el mercado existen varias certificaciones por institutos o asociaciones internacionales de profesionales en el área, como la IACCM (International Association for Contract & Commercial Management).

He tenido colegas Contadores, Ingenieros, Arquitectos, Químicos, Geólogos, Abogados desempeñando esta función con mucha responsabilidad, pasión, ética y compromiso. Quien la ejerce realmente tiene que gustarle sin importar su profesión de origen, aunque está asociada más a los profesionales del derecho, en la realidad no se trata solo de analizar y mitigar temas legales, hay mucho más dentro de un contrato.

He tenido un recorrido bien interesante en el mundo de la gestión de contratos o Contract Management (CM) en inglés, por más de 20 años. Llegué a esta área por pura casualidad iniciando en Compras y Adquisiciones, en el camino he tenido muy buenos mentores que me han enseñado muchísimo, especialmente abogados, colegas, gente de operaciones y me ha sido de gran ayuda mi habilidad de ser autodidacta y preguntona. 

Recuerdo que compañeros del área Legal me decían ‘Janeth tu si eres preguntona’ y les respondía, ‘si no pregunto cómo aprendo’. Este es un rol que no puede trabajar por asunciones bajo ninguna circunstancias, lo que sí puede hacer es contar con varias alternativas con las cuales jugar en las negociaciones dependiendo del caso.

El Asesor, Especialista, Administrador o Gerente de Contratos, cualquiera que sea la clasificación dentro de su organización, es el responsable de armar un rompecabeza, junto al Líder de la Oportunidad o Gerente de Ventas, para llevar a feliz término un negocio, con el menor riesgo posible y maximizando la rentabilidad de un proyecto. Juntar las piezas suele ser tarea titánica, siendo uno de los desafíos principales, especialmente para grandes proyectos donde es necesario crear un equipo multidisciplinario para integrar conocimiento, experiencia y mejores prácticas de las diferentes áreas e incluso países.

Según sea el caso, Finanzas, Gerencia de Proyectos, Impuestos, Gestión de Riesgos, Tesorería, Abastecimiento y Logística, Legal, las manufacturas o fábricas, asesores externos, Calidad y Seguridad, Laborales y cualquier otra área que añada valor al desarrollo de una evaluación contractual objetiva, en base a las normativas internas de la organización y cumpliendo con los parámetros requeridos por el cliente/mandante en la licitación son piezas importantes para lograr el objetivo, ganar un contrato saludable para ejecutar un proyecto exitoso.

En muchos casos hay parámetros inaceptables que se convierten en los puntos de dolor en una negociación, para lo cual se requiere la preparación del equipo negociador, tener las reglas claras y las diferentes opciones que pueden manejarse en la mesa con el cliente/mandante. Esto no es realizado solo por el CM, aunque a veces me ha tocado, con la simple instrucción de ‘resuelve esto con el cliente y vuelve con el contrato firmado o la adjudicación en la mano’. ¡Ni tan fácil que fuese asumir tal responsabilidad!, aun así, aceptamos y hacemos lo máximo posible hasta lograrlo.

En la mesa de negociación con el equipo y el cliente hay que tener en cuenta acciones relevantes que nos lleven al éxito, algunas como:

• El equipo negociador debe estar alineado, haber revisado a todos los niveles, las desviaciones contractuales sobre las políticas internas de la organización y el impacto que cada uno puede generar en el proyecto, especialmente aquellos que requieren la máxima aprobación. Cada miembro del equipo no puede ir con un discurso diferente o ignorante de la situación, es lo peor que puede pasar en una negociación, además que demuestra al cliente que cada uno lleva su propia cancha de juego, afectando así la imagen de la empresa.
• Presentar al cliente una propuesta alternativa y justificada de cada desvío, que le haga sentido, con ejemplos y usando antecedentes de peso, si se tienen, que nos fortalezcan. Los clientes se molestan cuando reciben propuestas descabelladas que van más allá de la realidad o busca el beneficio de un solo lado. Evitar el yo creo o yo pienso, lo que se presente debe ser claro, concreto, creíble, razonable y sustentable.
• Manejar una conversación clara y cordial con el cliente, que denote que tenemos un sentido de ganar-ganar en la relación que está por empezar. Por supuesto, a veces hay que fijar posiciones y poner el carácter necesario para lograr entendimiento, siempre manteniendo una comunicación asertiva, de respeto y con alta gestión emocional.
• Ser conscientes que cada parte quiere ganar en una mesa de negociación, por lo que mantener un ambiente lo más agradable y armonizado será la apertura para salir todos ganadores. No es fácil, pero sí es posible, incluso ponerle un poco de humor a determinados puntos ayudará a relajar cualquier situación por tensa que pueda estar desarrollándose.
• Ser capaz de ceder hasta lo máximo aceptable, allí ocurre la magia de los acuerdos. Algunas veces serán favorables, otras no tanto, pero podrán ser mitigados apropiadamente. Aquí entra en juego las posibles alternativas que llevas para negociar.

He participado en equipos multidisciplinarios con los que no volvería a trabajar, otros con quienes volvería encantadísima, donde se ha logrado una sinergia maravillosa durante todo el proceso, además del intercambio de conocimiento, respeto por las opiniones, solicitud de ayuda oportunamente, fijación de roles y responsabilidades claras, han hecho posible resultados muy favorables y un nuevo negocio por ejecutar. Al final, es de considerar que ante todo somos humanos, que nos corresponde manejar la diversidad en diferentes contextos y culturas, que a veces desconocemos.

Con todo esto quiero decir, que la persona responsable de la gestión de los contratos no puede actuar aislada del resto y que las demás áreas, especialmente la comercial y operaciones o gerencia de proyectos, no pueden ejecutar sus actividades eficientemente minimizando los riesgos sin una adecuada administración de los contratos.

Un contrato puede ser de una página y ocasionar pérdidas multimillonarias al negocio, que implica un gran cúmulo de papeles en demandas, multas, daños civiles, lucro cesante y hasta por el simple hecho de delegar parte del contrato a un subcontratista irresponsable, que incluso puede declararse en quiebra para evadir cumplir el contrato y luego debes asumir su parte a costos actuales, eso es lamentable y muy común.

Son muchas aristas que hay que cuidar que no pueden ser atendidas en su totalidad por una o dos personas. Si quieres presentar una oferta competitiva, tomando las previsiones de los riesgos implícitos en el negocio, busquen un Asesor o Administrador de Contratos que les asesore y haga el respectivo análisis en conjunto, no es solo la parte legal, es también, el alcance operacional, responsabilidades, laboral, financiero, aseguramiento de la calidad, inspecciones, fallas y reparaciones, garantías, entre otras. 

Si quieren ejecutar el contrato de manera eficiente, disminuyendo los riesgos, gestionando oportunamente los cambios contractuales, los reclamos y cierres, de igual forma busca esa asesoría.

El peor enemigo de un proyecto es su propio Gerente de Proyecto u Operaciones, cuando quiere asumir todos los roles sin buscar la asesoría de los expertos en cada área. No debería trabajar solo y blindarse con un equipo multidisciplinario que lo asesore y le guíe en cada caso.

Cada contrato es una historia que hay detrás que se escribirá hacia adelante para su ejecución y cierre, el proyecto y la operación se encargarán de ir escribiendo cada acontecimiento, con sus ganancias y/o pérdidas, con sus lecciones aprendidas, éxitos y fracasos.

Para ti, ¿qué impacto tiene un Asesor-Administrador de Contratos para el negocio?

Recuerda estoy aquí para acompañarte. 

Gracias por leerme, déjame abajo tus comentarios. Me encanta leerte.

Éxitos en tus contratos y negocios.

REFERENCIAS:

1. Maté, G. (05 de noviembre 2021). El estrés emocional está detrás de muchas enfermedades. Cuerpo y Mente. https://www.cuerpomente.com/salud-natural/estres-emocional-tras-enfermedades_9054
2. Vélez, M. (24 de marzo 2022). Reprimir las emociones te puede enfermar. La Mente es Maravillosa. https://lamenteesmaravillosa.com/reprimir-las-emociones-te-puede-enfermar/
3. Organización Panamericana de la Salud. (13 de enero 2022). Estudio advierte sobre elevados niveles de depresión y pensamientos suicidas en personal de salud de América Latina durante la pandemia. https://www.paho.org/es/noticias/13-1-2022-estudio-advierte-sobre-elevados-niveles-depresion-pensamientos-suicidas-personal

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